CODE DE DÉONTOLOGIE DES ADMINISTRATEURS, DIRIGEANTS ET EMPLOYÉS

1. OBLIGATIONS DES ADMINISTRATEURS ET DIRIGEANTS

Les administrateurs et dirigeants de l’organisme s’engagent à:

(a) Respecter les lois et règlements pertinents, ainsi que les directives pouvant être émises par l’organisme;

(b) Éviter tout conflit d’intérêts;

(c) Signaler sans délai au président du Conseil d’administration (« CA ») toute violation d’une disposition du présent Code, d’une loi ou d’un règlement applicable, ou d’une directive de l’organisme;

(d) Prendre connaissance des dossiers et participer activement, dans leurs sphères de compétences respectives, à l’épanouissement de l’organisme.

2. CONFLITS D’INTÉRÊTS (ADMINISTRATEURS ET DIRIGEANTS)

Les administrateurs et dirigeants doivent de manière générale éviter de porter préjudice à l’organisme.

Définition : Un conflit d’intérêts est défini comme une situation où un administrateur ou un dirigeant a un intérêt réel ou potentiel qui pourrait avoir une influence (ou sembler en avoir une) dans l’accomplissement de ses fonctions.

L’administrateur ou dirigeant s’engage à :

(a) Informer le CA si sa présence sur un comité ou un CA d’une autre organisation pourrait le placer en conflit d’intérêts;

(b) Informer le CA si dans le cadre d’une transaction de l’organisme, il est question de choisir un fournisseur avec lequel il a lui-même des intérêts;

3. OBLIGATIONS DES EMPLOYÉS

Les employés de l’organisme s’engagent à :

(a) Respecter les lois et règlements pertinents ainsi que les directives pouvant être émises par l’organisme;

(b) Accomplir leur travail de façon intègre et honnête;

(d) Contribuer à maintenir un milieu de travail où règnent la confiance et le respect;

(e) Contribuer à maintenir un milieu de travail où la diversité et l’équité en matière d’emploi sont encouragées et où la discrimination et le harcèlement ne sont pas présents;

(f) Assurer la sécurité des lieux de travail;

(g) Signaler sans délai (aux dirigeants ou au président du CA) toute violation d’une disposition du présent Code, d’une loi ou d’un règlement applicable ou d’une directive de l’organisme

4. CONFLITS D’INTÉRÊTS (EMPLOYÉS)

Les employés doivent de manière générale éviter de porter préjudice à l’organisme.

Définition : Un conflit d’intérêts est défini comme une situation où un employé a un intérêt réel ou potentiel qui pourrait avoir une influence (ou sembler en avoir une) dans l’accomplissement de ses fonctions.

Points importants à respecter:

(a) Informer son supérieur si dans le cadre d’une transaction de l’organisme, il est question de choisir un fournisseur avec lequel il a lui-même des intérêts;

(b) Aviser son supérieur si ses relations familiales ou personnelles pourraient le placer en conflit d’intérêts.

5. CONFIDENTIALITÉ

La confidentialité de certains renseignements qui peuvent être fournis à l’organisme par les donateurs et partenaires doit être préservée, sauf quand leur divulgation est autorisée ou exigée par la loi. Toute information non publique doit être traitée comme de l’information confidentielle.

6. POLITIQUES SUR LES DONATEURS, LES COLLECTES DE FONDS ET LA PROMOTION AUPRÈS DU PUBLIC

(a) L’organisme doit préparer et délivrer des reçus officiels à des fins fiscales pour les dons monétaires conformément à toute politique adoptée et rendue publique sur les montants minimums donnant droit à un reçu et à toutes les exigences réglementaires. L’organisme doit accuser réception par écrit des dons ne donnant pas droit à un reçu officiel, conformément à toute politique adoptée et rendue publique sur les montants minimums donnant lieu à un accusé de réception;

(b) Toutes les sollicitations de dons effectuées par l’organisme ou en son nom doivent préciser le nom de l’organisme et le but des collectes de fonds. Les sollicitations doivent mentionner son adresse ou ses autres coordonnées;

(c) L’organisme doit faire preuve de la plus grande transparence possible. L’Orchestre national de jazz ou les personnes qui collectent des fonds en son nom doivent révéler, sur demande, si une personne ou une entité, qui sollicite des contributions financières, est bénévole, employée ou un tiers sous contrat. Les donateurs et les donateurs éventuels doivent être sollicités avec respect;

(d) L’organisme ne doit pas prendre d’engagements qui sont impossibles à tenir ou qui sont trompeurs;

(e) L’anonymat des donateurs, si désiré, doit être respecté;

(f) Les affaires en matière de collectes de fonds et de recherche de commandites doivent être menées de façon responsable, conformément aux obligations éthiques et aux lois applicables;

(g) Les sollicitations de dons doivent être véridiques et décrire avec exactitude les activités de l’Orchestre national de jazz et l’affectation projetée des sommes données;

(h) Le cas échéant, des mesures doivent être prises afin de sécuriser et protéger la communication d’informations confidentielles par les donateurs, dont celles relatives aux cartes de crédit;

(i) L’Orchestre national de jazz ne vend pas sa liste de donateurs et ne permet pas son utilisation par des tiers (prêt ou échange).

Le Conseil d’administration de l’Orchestre national de jazz effectue une révision régulière du présent Code afin d’y apporter les modifications nécessaires.